Gesetze, Regeln und interne Vorgaben einzuhalten, das hat bei der DRK Soziale Betreuungsdienste M-V gGmbH - eine Tochter des Landesverbands Deutsches Rotes Kreuz Mecklenburg-Vorpommern -  höchste Priorität. Wenn Regeln und Normen eingehalten werden, können wir Schaden von unseren Klientinnen und Klienten, unseren Mitarbeitenden, dem Landesverband und von unseren Geschäfts- und Kooperationspartnern abwenden. Fehlverhalten muss daher frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden.

Das Hinweisgebersystem gibt Ihnen die Möglichkeit, uns über Regel- und Rechtsverstöße zu informieren und somit zur deren Aufdeckung beizutragen. Die Verantwortliche für Compliance ist unsere zentrale und neutrale Anlaufstelle. Allen Hinweisgebern wird dabei Vertraulichkeit der Information und Anonymität zugesichert.  Die Compliance-Beauftragte leitet die notwendigen Schritte zur Aufklärung ein, prüft und dokumentiert alle Verdachtsfälle vollständig und aussagekräftig.

Hinweise geben - aber wo?

E-Mail

Sie können die Beauftragte für Compliance der DRK Soziale Betreuungsdienste M-V gGmbH über folgende E-Mail Adresse erreichen: compliance(at)drk-sb.de

Bitte beachten Sie, dass beim Versand einer E-Mail indirekt persönliche und zurück verfolgbare Daten, wie z.B. die IP-Adresse, übertragen werden können. Diese lassen ggf. Rückschlüsse auf Ihre Identität zu.

Telefon

Sie können Hinweise Werktags von 09:00 - 16:00 Uhr auch unter folgender Telefonnummer direkt an die Compliance-Stelle abgeben: 0176 445 467 86

Post und Persönlich

Postadresse     - Schreiben als vertraulich kennzeichnen -

DRK-Soziale Betreuungsdienste M-V gGmbH
Compliance
August-Bebel-Str. 17
23936 Grevesmühlen

Bitte vereinbaren Sie einen Termin über compliance(at)drk-sb.de 

Hinweise abgeben - Sie sollten folgendes beachten!

Damit Ihr Hinweis angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass der Hinweis so konkret wie möglich ist.

Sie sollten bei einer Meldung folgende fünf Fragen berücksichtigen:

• Wer?     -  Um wen geht es? Wer ist betroffen?
• Was?     -  Was ist passiert? Kurze Schilderung des Sachverhalts.
• Wann?  -  Wann hat sich der Vorfall ereignet? 
• Wie?      -  Wie oft ist der Vorfall passiert? Wie hat sich der Vorfall ereignet?
• Wo?       -  Wo hat sich der Vorfall ereignet?

Die DRK Soziale Betreuungsdienste M-V gGmbH als verantwortliches Unternehmen nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten – sofern welche im Rahmen Ihrer Meldung und der Kommunikation über die von uns bereitgestellte Plattform entstehen - vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und zum Schutz der Hinweisgeber. 

Die nachfolgende Erklärung dient im Interesse datenschutzrechtlicher Transparenz dazu, die Meldeplattform zu erläutern und den Hinweisgeber (die nachfolgend verwendete männliche Form meint auch Hinweisgeberinnen) bei Nutzung dieses Systems über den Umgang mit eingegangenen Hinweismeldungen und über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung von Daten zu informieren. 

Verantwortlich: 

DRK Soziale Betreuungsdienste M-V gGmbH  

August-Bebel-Str. 17  
23936 Grevesmühlen 
Telefon: 0385/ 48 933-0

Vertreten durch die Geschäftsführung: Juliane Potapski 

• nachstehend „Unternehmen“ / „wir“ genannt - 

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet. 

Wir stellen eine interne Betreuung für die Meldestelle sicher. Diese (im Folgenden Betreiber genannt) ist als neutrale vertrauenswürdige und sichere Instanz für die Betreuung der Meldeplattform unseres Hinweisgebersystems verantwortlich. Die hier erfassten und gespeicherten Daten werden verschlüsselt übertragen. 

Beschreibung des Verarbeitungsprozesses 

Für Unternehmen können interne Missstände, insbesondere Kriminalität innerhalb der Organisation bedrohliche Folgen haben. Zur Unterstützung der Einrichtung von Hinweisgebersystemen und dem Schutz der Hinweisgeber, ist am 23.10.2019 die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft getreten.  

Wir haben eine digitale Meldeplattform eingerichtet, wo jeder Mitarbeitende, Leistungsberechtigter, Geschäftspartner (Dienstleister, Lieferant, etc.)  betriebsbezogene (Rechts-) Verstöße offen mit Namensnennung oder anonym melden kann. Das Hinweisgebersystem ermöglicht die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber (engl. Whistleblower). 

Hinweisgeber können Hinweise  wie folgt melden: 

• persönlich vor Ort zu den Geschäftszeiten  

• telefonisch während dern Geschäftszeiten 

• Per E-Mail 

• per Brief 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? 

Wir verarbeiten diejenigen Daten, die der Hinweisgeber uns in seiner Meldung bereitstellt. Dies bedeutet, dass wir personenbezogene Daten vom Hinweisgeber verarbeiten. Darüber hinaus können wir auch Daten von beschuldigten Personen oder anderweitig in den gemeldeten Vorfall involvierten Personen verarbeiten. 

Wenn wir Ermittlungen durchführen, verarbeiten wir ggf. auch Daten von Personen, die wir zu dem gemeldeten Vorfall befragen.  

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben? 

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten des Hinweisgebers (sofern dieser nicht anonym bleiben möchte) und des oder der Beschuldigten und weiterer Dritter, wie: 

• Vor- und Nachname 

• Funktion/Titel 

• Kontaktdaten 

• ggf. andere auf das Arbeitsverhältnis bezogene persönliche Daten 

• persönliche Informationen, die von den Zuständigen ermittelt wurden, einschließlich Details über die erhobenen Behauptungen und diese unterstützenden Beweise. 

• jede andere Information, die in den Untersuchungsergebnissen und in dem auf den Bericht folgenden, weiterführenden Ermittlungen / Verfahren erlangt wurde, z. B. Informationen über strafbares Verhalten oder Daten über rechtswidriges oder unzulässiges Verhalten 

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung 

Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, um Verstöße innerhalb unseres Unternehmens zu vermeiden und/oder aufzudecken, um die Rechtmäßigkeit interner Verfahren zu prüfen und um unsere Integrität zu schützen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (des Hinweisgebers sowie der von der Meldung betroffenen Person) ergibt sich somit aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. BDSG, Art. 88 DSGVO. 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich darüber hinaus aus einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 12 Hinweisgeberschutzgesetz (im Folgenden: HinSchG) bei Verdacht einer Straftat gemäß Art. 88 DSGVO i.V.m § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Soweit der Hinweisgeber seine Identität gewollt oder bewusst preisgeben möchte, ist die Rechtsgrundlage für diese Angaben eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 9 Abs. 3 HinSchG (bewusste Aufhebung der Anonymität im Meldeformular). Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit gem. Art.  7 Abs. 2 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. 

Zweckbestimmung 

• Zweck aller Datenübermittlungen und -verarbeitungen ist die Entgegennahme von Hinweisen auf Rechtsverstöße und Verstöße gegen interne Richtlinien durch die Verantwortliche oder der Verantwortlichen Angehörige, die Prüfung behaupteter/angezeigter Rechtsverstöße und nachfolgend die Ergreifung erforderlicher Maßnahmen. Dies dient der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz sowie zur Sicherstellung der internen Compliance im überwiegenden berechtigten Interesse.  

Sofern ein Hinweisgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung abgibt, nutzen wir die personenbezogenen Daten zur Rechtsverfolgung und geben die personenbezogenen Daten ggf. an zuständige Behörden weiter. 

Ziel ist es, die Daten der Hinweisgeber unter Wahrung ihrer Anonymität zu verarbeiten. Das Hinweisgebersystem erhebt Daten über die Art der generellen Systemnutzung. Diese umfassen die Anzahl der Meldungen zu bestimmten Kategorien und Informationen zur Meldungsbearbeitung. Durch das Hinweisgebersystem können keine statistischen Auswertungen erfolgen, welche Rückschlüsse auf einen einzelnen Benutzer zulassen. Die Eingabe personenbezogener Daten des Hinweisgebers in das Hinweisgebersystem erfolgt auf freiwilliger Basis. 

Vertraulichkeit der Speicherung personenbezogener Daten des Hinweisgebers 

Anonymität: Das Nutzerverhalten wird durch das Hinweisgebersystem anonymisiert erfasst. Freiwillig angegebene persönliche Daten können von Hinweisgebern über die Hinweisnachverfolgung jederzeit eingesehen werden. 

Eine weitergehende Auskunft über die im Hinweisgebersystem (Meldeplattform) gespeicherten personenbezogenen Daten ist technisch unzugänglich gelöst. Durch individuelle Administratorenrechte und personalisierte Zugänge haben wir die Möglichkeit unterbunden, Zugriff auf den Inhalt der vom Hinweisgeber hinterlegten, personenbezogenen Daten zu erlangen. 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Hinweisgeber eine Meldung abgeben und sich dafür entscheiden, betreffende personenbezogene Daten anzugeben, kann es in gesetzlich vorgesehenen Fällen nach § 9 HinSchG notwendig sein, Ihre Identität an zuständige Stellen und Gerichte weiterzugeben. Sie werden hierüber in der Regel im Vorfeld informiert (§ 9 Abs. 2 S. 2-4 HinSchG).  

Beachten Sie bitte auch, dass die Vertraulichkeit nur gesetzlich gewährleistet ist, wenn Ihre Meldung in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt. Vor der Meldung muss der Hinweisgeber im Rahmen der ihm in der konkreten Situation gebotenen Sorgfalt prüfen, ob er Wissen oder begründeten Verdacht hat, d.h. ob ein hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die der Meldung zugrundeliegenden Informationen der Wahrheit entsprechen. 

Speicherung personenbezogener Daten der vom Hinweis betroffenen Person 

Alle Personen, die in einer Meldung von einem Hinweisgeber genannt oder sogar beschuldigt werden, können sich darauf verlassen, dass der gemeldete Sachverhalt mit größter Sorgfalt aufgeklärt wird, um ggf. falsche Beschuldigungen zu erkennen. Wir verpflichten uns, Hinweise besonders sorgfältig auf Nachvollziehbarkeit, Relevanz und Plausibilität prüfen zu lassen bzw. zu prüfen. Von Hinweisen betroffenen Personen sichern wir ein geregeltes, faires Verfahren zu. Bevor Hinweise verfolgt und an Dritte (z. B. Ermittlungsbehörden) weitergegeben werden, sind Hinweise besonders sorgfältig auf konkrete und objektiv belastbare Verdachtsmomente hin zu prüfen. Auf Basis von Vermutungen entstehen für die betroffenen Personen keine Nachteile bzw. werden keine Sanktionen ausgesprochen. 

Für den Fall, dass personenbezogene Daten gespeichert werden, wird der davon Betroffene über die Verarbeitung und Nutzung dieser Daten informiert, sobald davon keine Gefahr für die Sachverhaltsaufklärung besteht. Der von der Meldung Betroffene hat in diesem Fall auch einen Anspruch auf Auskunft der über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht vorbehaltlich der vorstehenden Regelungen grundsätzlich ausgenommen. 

Weitergabe der personenbezogenen Daten 

Bei der Meldung von Verstößen gegen Verhaltensweisen erhalten die dafür vorgesehene Compliance die personenbezogenen Daten zur weiteren internen Verarbeitung. 

Bitte beachten Sie, dass gemäß § 9 HinSchG unter gesetzlich bestimmten Voraussetzungen ggf. Ihre Identität an zuständige Stellen weitergegeben werden muss. 

Werden personenbezogene Daten durch externe Dienstleister verarbeitet, so geschieht dies grundsätzlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt und alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. 

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer (EU/EWR-Ausland) erfolgt grundsätzlich nicht. Kommt ein Hinweis erkennbar aus einem Drittland oder betrifft Vorgänge in einem Drittland, so behalten wir uns vor, rechtlichen Rat aus diesem Drittland einzuholen, wenn möglich ohne Übermittlung personenbezogener Daten. 

Eine Weitergabe an und die Verarbeitung der Daten durch einen Mitarbeitenden in dem von der Meldung betroffenen Unternehmen, soweit dies zur Aufklärung erforderlich ist, bedarf der vorherigen Einwilligung des Hinweisgebers.  

Eine Beschlagnahmefreiheit kann nicht zugesichert werden. Mit Beschluss des Landgerichts Bochum vom 16.03.2016 wurde ausdrücklich eine Beschlagnahme durch die Staatsanwaltschaft zum Zwecke der Erforschung der Identität eines Hinweisgebers zugelassen. 

Wahrung der Betroffenenrechte 

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die in der Meldung genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie Einschränkung der Verarbeitung gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.  

Zudem haben betroffene Personen ein Widerspruchsrecht unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO.  

Nach Art. 15 DSGVO hat die betroffene Person, sowohl der Hinweisgeber als auch die beschuldigte Person oder weitere in der Meldung genannte Personen, Anspruch auf Auskunft der zu Ihrer Person gespeicherten Daten, auch, soweit sie sich auf Herkunft und Empfänger bezieht. Es besteht jedoch keine Auskunftsverpflichtung, soweit durch die Auskunft Informationen offenbart würden, die wegen überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten geheim gehalten werden müssen, § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten noch erforderlich sind; insbesondere für die Bearbeitung einer Meldung. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Für weitere Fragen und die Möglichkeit Ihre Rechte geltend zu machen, können Sie sich jederzeit unter den angegebenen Kontaktdaten an uns wenden. 

Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. 

Löschung & Änderung 

Hinweisgeber und Betroffene haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Es gelten die gesetzlichen Löschfristen. Sollten Hinweisgeber im Dialog personenbezogene Daten übermittelt haben, werden diese so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des gemeldeten Sachverhaltes erfordert. Nach Abschluss der Meldungsbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht, gemäß § 11 Abs. 5 in der Regel HinSchG drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens. 

Zur Wahrung der Integrität der Daten werden von der Anwendung und der Datenbank regelmäßig Sicherungen durchgeführt. Die Aufbewahrungszeit einer Sicherung beträgt maximal einen Kalendermonat. Ältere Sicherungen sowie alle entsprechenden Kopien werden automatisch gelöscht. 

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben betroffene Personen das Recht nach Art. 18 DSGVO, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einschränken zu lassen. 

Freiwilligkeit der Bereitstellung von Daten 

Die Bereitstellung von Informationen, insbesondere Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Hinweisgebersystem ist freiwillig. Allerdings können wir möglicherweise nicht angemessen auf Ihre Hinweise reagieren, wenn Sie bestimmte Informationen nicht bereitstellen. 

Ggf. bestehen rechtliche Verpflichtungen für bestimmte Personen, an Ermittlungen, die wir oder zuständige Stellen aufgrund einer Meldung in unserem Hinweisgebersystem führen, mitzuwirken. Hierzu werden Sie bei Bedarf gesondert informiert. 

Sollten Sie noch weitere Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich jederzeit an den von uns bestellten Datenschutzbeauftragten wenden.: 

Herold Unternehmensberatung GmbH
Philipp Herold

Hafenstraße 1a
23568 Lübeck
Webseite: www.hub24.de
E-Mail: datenschutz(at)drk-sb.de